Om iemand te herinner dat jy op 'n spesifieke dag ander planne het, kan jy die volgende stappe volg:
1. Begin deur 'n e-pos op te stel. Jy kan enige e-posklient of webgebaseerde e-posdiens gebruik. Die e-posklient op jou rekenaar (soos Microsoft Outlook) of 'n webgebaseerde diens (soos Gmail) sal werk.
2. Skryf die onderwerplyn. Dit is belangrik om die onderwerp duidelik en beknopt te maak, sodat die persoon dadelik sal verstaan waaroor die e-pos gaan. Byvoorbeeld: "Herinnering: Ander planne op [spesifieke dag]".
3. Groet die persoon. Begin die e-pos met 'n beleefde groet, soos: "Geagte [persoonsnaam]," of "Hi [persoonsnaam],".
4. Herinnering van die ander planne. Verduidelik kort dat jy ander afsprake of verpligtinge op daardie spesifieke dag het. Byvoorbeeld: "Ek wil jou net herinner dat ek op [spesifieke dag] ander planne het en nie beskikbaar sal wees nie."
5. Verduidelik die aard van die ander planne (optioneel). As jy gemaklik voel om te deel waarom jy ander planne het, kan jy dit kort aandui. Byvoorbeeld: "Ek het 'n belangrike werkvergadering / familielid se verjaarsdag / 'n afspraak by die dokter."
6. Bied jou verskoning en maak voorstelle vir alternatiewe reëlings. Wees beleefd en toon begrip vir die situasie. Byvoorbeeld: "Ek verontskuldig vir die ongerief. Is dit moontlik om ons afspraak te skuif na 'n ander dag of tyd wat vir albei gerieflik is?"
7. Sluit af met 'n vriendelike groet. Gebruik 'n gepaste groet om die e-pos af te sluit, soos: "Vriendelike groete," of "Bly om enige navrae te ontvang,".
8. Onderteken die e-pos met jou naam. Sluit jou volledige naam en kontakbesonderhede af, soos jou telefoonnommer of e-posadres.
9. Lees die e-pos deur voordat jy dit stuur. Maak seker dat dit duidelik en professioneel is voordat jy dit na die ontvanger stuur.
10. Stuur die e-pos na die gewenste ontvanger. Voordat jy die e-pos stuur, verseker dat die ontvanger se e-posadres korrek is, sodat dit moontlik is om jou boodskap te ontvang.
Onthou om altyd professioneel en hoflik te bly terwyl jy iemand herinner aan jou ander verpligtinge. Hierdie stappe kan jou help om 'n duidelike en effektiewe e-pos saam te stel wat die ontvanger sal verstaan.